Het jaarverslag: do’s, dont’s & trends
19/02/2023
Een jaarverslag – dat is toch een verzameling oud nieuws? Ja en nee. Natuurlijk vertel je het verhaal van afgelopen […]
post@deschoneschrijfster.nl 06 24 21 18 09
Een jaarverslag – dat is toch een verzameling oud nieuws? Ja en nee. Natuurlijk vertel je het verhaal van afgelopen jaar. Maar het jaarverslag is veel meer dan dat: het geeft een goed beeld van de doelstelling, strategie en plannen van je bedrijf. Daarnaast is het prima te gebruiken als marketinginstrument. Als je het tenminste aantrekkelijk maakt voor een breder publiek dan alleen de stakeholders. Hoe zorg je dat jouw jaarverslag eruit springt? Ik zet de do’s & dont’s voor je op een rij.
Allereerst: de verplichte onderdelen
In veel organisaties is het jaarverslag wettelijk verplicht. Wat hoort er allemaal in een jaarverslag te staan? Verplichte onderdelen zijn in elk geval de doelstellingen en strategie, het directieverslag, het verslag van de Raad van Commissarissen en de jaarrekening. In de bijlage zit over het algemeen de accountantsverklaring. Verder staan in de meeste jaarverslagen een profiel van de organisatie compleet met missie en visie, informatie over het personeel en een vooruitblik op het nieuwe jaar. Meer informatie over de verplichte onderdelen van het jaarverslag vind je in dit artikel van mkb servicedesk.
Eén jaarverslag? Of een standaard én een populaire versie?
Gemeenten, woningcorporaties en zorginstellingen kiezen vaak voor twee versies van het jaarverslag: één lijvig rapport met daarin de ‘verplichte kost’, daarnaast een verkort of populair jaarverslag voor bewoners, huurders of klanten. Het verkort jaarverslag leest lekkerder weg en is, als de organisatie verstandig is, geschreven in duidelijke taal (B1).
Maar de laatste jaren zien we bijna standaard online publicaties. En die maken het onderscheid tussen de populaire en ‘officiële’ versie overbodig. Vooral grote beursgenoteerde organisaties kiezen daarom steeds vaker voor een ‘levend jaarverslag’ of integrated reporting.
Maak dwarsverbanden: integrated reporting
Een geïntegreerd jaarverslag bevat financiële en niet-financiële informatie en is een manier om het jaarverslag aantrekkelijker en relevanter te maken. Lekker leesbaar voor de klant, en stakeholders zijn beter in staat om goede beslissingen te nemen. Juist omdat er online zoveel mogelijk is, kun je deze dwarsverbanden maken. Onderwerpen verbind je met elkaar tot een organisch geheel. Lineair lezen is er niet meer bij, je linkt bijvoorbeeld organisatiedoelen aan een video over de werkwijze van het bedrijf of verhalen van medewerkers. Kijk bijvoorbeeld naar dit jaarverslag van Alliander. Wil je snel weten wat er gebeurde in 2021? Dan bekijk je het filmpje. Wil je juist alleen de geconsolideerde winst- en verliesrekening bekijken, dan klik je op dat onderdeel.
Online trends
Steeds minder bedrijven kiezen voor een papieren jaarverslag. Online is de trend. Helaas betekent ‘online’ nog steeds vaak een pdf op de website van de organisatie. Daar staan ze dan op een rijtje, de slaapverwekkende pdf-icoontjes met de naam van het document erachter: ‘jaarverslag 2020’, ‘jaarverslag 2021’, enzovoort. Gelukkig is het jaarverslag steeds vaker direct in een online omgeving te bekijken. Een digitale publicatie biedt veel voordelen:
- Het verslag is overal in een responsive design op elk type scherm te lezen. Geen gedoe meer met een pdf op een mobiele weergave.
- De navigatie is eenvoudig en het verhaal wordt interactief: je scrolt naar de onderdelen die je meteen wilt lezen of bekijken.
- Je kunt het verslag makkelijk delen via social media of je nieuwsbrief. Ook zijn de resultaten meetbaar, bijvoorbeeld de leestijd en de clicks per pagina.
Bekijk bijvoorbeeld het online jaarverslag van Terre Des Hommes of van Tony’s Chocolonely.
5 teksttips voor je jaarverslag
Hoe zorg je voor aansprekende teksten in je jaarverslag? Ik geef je vijf tips.
- Het is mooi om te kiezen voor een thema. Dit thema vormt de rode draad in het verslag. In woord en beeld.
- Maak heldere hoofdstuktitels en tussenkoppen. Zo scrolt je lezer makkelijk door de tekst en bewaar je het overzicht. Pro-tip: zet in de tussenkop meteen het resultaat van wat je beschrijft in de alinea of paragraaf eronder. De lezer heeft de kernboodschap dan al te pakken.
- Laat mensen aan het woord. De klant, de medewerker, de patiënt, de buurman, de taxichauffeur: ze hebben allemaal met je bedrijf te maken gehad het afgelopen jaar. Houd korte interviews met deze betrokkenen en zorg voor eenheid in hun verhalen. Laat iedereen bijvoorbeeld reageren op het thema van het verslag. Of op een prikkelende stelling. Of stel alle geïnterviewde drie dezelfde vragen. Verspreid de interviews over het jaarverslag: zo vertelt je organisatie het verhaal achter het beleid en de cijfers.
- Zet op elke twee tot drie pagina’s een streamer: een kort fragment uit de tekst zelf. Vaak is het een citaat of een deel van een citaat. Of een opvallend feit of iets om trots op te zijn. Een streamer valt op, heeft een grotere letter dan de rest van de tekst en heeft soms een andere kleur.
- Kies voor een persoonlijke stijl: jullie bedrijf is de ‘wij’, de lezer is ‘u’ of ‘jij’. Hiermee spreek je je lezer rechtstreeks aan. En juist zo’n persoonlijke benadering zorgt voor een jaarverslag dat echt gelezen wordt.
Minstens zo belangrijk: het beeld
Je jaarverslag is pas écht af als ook het beeld eruitspringt. Laat de vormgeving aansluiten bij het thema van je jaarverslag, gebruik de huisstijl van je organisatie en kies voor goede foto’s, infographics en eventueel video. Meer weten? Lees dan de blog Oud nieuws in een nieuw jasje Peter van Dam van Ideevormers. Samen met Peter werkte ik aan diverse jaarverslagen: in deze blog lees je er meer over!
Hulp nodig bij het schrijven van je jaarverslag? Neem contact met me op, ik help je graag!
Foto: LinkedIn Solutions voor Unsplash
blogs
Een kerstcadeau voor jou
22/12/2022
Eindelijk – kerstvakantie! Ik wens je fijne feestdagen en alle goeds voor 2023. In deze video mijn kerstcadeautje aan jou.
Maak tekst en beeld toegankelijk voor iedereen
07/10/2022
Je komt aan op het feest en ziet de deur wagenwijd openstaan. Ballonnen dansen vrolijk in de wind. De gastvrouw […]
blogs