Zo maak je een onderscheidend out of office-bericht
09/07/2024
Je deadlines gehaald, de administratie gedaan – jouw laptop kan dicht. Eindelijk zomervakantie! Of wacht … je hebt nog geen […]
post@deschoneschrijfster.nl 06 24 21 18 09
Je deadlines gehaald, de administratie gedaan – jouw laptop kan dicht. Eindelijk zomervakantie! Of wacht … je hebt nog geen out of office-bericht. Haastig rammel je een paar standaardzinnen uit je toetsenbord. ‘L.S. Ik ben afwezig van 3 tot en met 21 juli. Mijn mail wordt niet doorgestuurd.‘ Dat kan ook anders! Hoe? Ik geef je zeven tips.
Eerst een vraag vooraf: is zo’n out of office-reply wel nodig? Zelfs in de tropische regenwouden van Midden-Amerika kun je je mail nog checken. We zijn altijd en overal bereikbaar. Maar de vraag is of je dat wilt.
Zelf zet ik mijn afwezigheidsbericht lang niet altijd aan. Mijn vaste klanten weten dat ik met vakantie ben en laten me dus met rust. En komt er een offerteaanvraag, dan kan ik die prima beantwoorden vanaf mijn vakantieadres. Maar ik geef toe: als je echt wilt ontspannen, is het lekker rustig om de boel de boel te laten. De laatste jaren schrijf ik daarom een out of office-bericht als ik een week of langer weg ben. En ik bereid mijn klanten voor op mijn afwezigheid. Vanaf een maand voor vertrek staat onder mijn e-mailhandtekening wanneer mijn vakantie begint. Zo kunnen ze helpen met aftellen 😉
Tip 1: deze info hoort in je out of office-reply
Eerst naar de inhoud. Wat zet je in een afwezigheidsbericht? In elk geval vermeld je:
- Wanneer je weer aan het werk gaat. Dat klinkt positiever dan ‘ik ben afwezig tot 1 september’.
- Bij wie de lezer terecht kan terwijl jij er niet bent. Geef namen en contactgegevens van collega’s of collega-ondernemers.
- Of je je mail leest tijdens je vakantie. En als je dat doet, wees dan helder over de procedure. ‘Ik check mijn mail minder vaak’ geeft de lezer de ijdele hoop dat je toch nog zult reageren op zijn uiterst belangrijke vraag.
Online vind je honderden kant-en-klare voorbeelden van out of officereply’s. Als je genoegen neemt met zo’n degelijk (maar saai) bericht, kun jij nu je koffer pakken voor jouw welverdiende vakantie. Wil je er toch meer werk van maken? Lees dan mijn inspiratietips.
Tip 2: van ‘niet’ naar ‘wel’
‘Ik ben er niet. Uw mail wordt niet gelezen en ook niet doorgestuurd.’ Zoveel negatieve boodschappen achter elkaar maken je lezer treurig. En dat terwijl hij/zij/hen toch al even moest slikken omdat je afwezig bent. Vertel daarom in je mail wat je wél doet. Een paar voorbeelden:
- ‘Als jij dit leest, dobber ik op een luchtbed in de Middellandse zee.’
- ‘Op 15 september ben ik weer aan het werk.’
- ‘Je mail lees ik zodra ik terug ben op kantoor. Je ontvangt nog diezelfde week een antwoord.’
- ‘Dit is je kans om kennis te maken met mijn lievelingscollega Marit. Zij helpt je graag tijdens mijn vakantie. Haar telefoonnummer is …’
Tip 3: doe aan pr in je bericht
Waarom zou je je bericht beperken tot de noodzakelijke informatie? Als je toch aan het zenden bent, kun je je lezer net zo goed wat leesvoer geven. Zelf verwijs ik in mijn afwezigheidsbericht bijvoorbeeld weleens naar schrijftips op mijn website. Maar je kunt in een bijzin ook het najaarsevent van je organisatie onder de aandacht brengen. Of de vacatures die bij jullie bedrijf openstaan.
Tip 4: gebruik een quote of poëzie
Natuurlijk kun je ook lustig anderen citeren in je out of office-bericht. Er zijn prachtige quotes en citaten te vinden over vakantie en reizen. Deze van Kenneth Grahame bijvoorbeeld, met een plaagstoot naar de hardwerkende thuisblijvers: ‘The best part of a holiday is perhaps not so much to be resting yourself, as to see all the other fellows busy working.’ Ga zelf op zoek naar een quote via Goodreads.com
En wat dacht je van afwezigheidspoëzie? Dit voorbeeld haalde ik van de website van Poetry International:
Mijn stoel is leeg, de deur is dicht
en ik ben even uit het zicht
maar als er dingen zijn die dringen
stuur deze blijver een bericht:
[mailadres collega]
Joke van Leeuwen
Tip 5: maak een afwezigheidsvideo
De Videovakvrouw bracht me een paar jaar geleden op het idee om een afwezigheidsvideo te maken. Persoonlijk en verrassend! Zo blijf je toch nog een beetje in beeld tijdens je vakantie. Bekijk mijn out of office-video van vorig jaar. De video zet je achter een verborgen link, zodat alleen de ontvanger ‘m te zien krijgt. Hoe je zo’n filmpje maakt, legt Elisabeth stap voor stap uit op haar Videovakvrouw-kanaal.
Tip 6: zet AI voor je aan het werk
Ook robottekstschrijvers als ChatGPT of Gemini kunnen de klus voor je klaren. Omschrijf in je prompt precies wat je in je out of office-bericht terug wilt zien. Vraag bijvoorbeeld om vijf grappige voorbeelden van out of office-berichten. Of vraag de robots of ze informatie over je vakantiebestemming verwerken in de tekst. ChatGPT levert jou een halffabrikaat. Jij maakt het af. Lees meer over schrijven met AI
Tip 7: maak een krachtige subjectregel
Is jouw creatieve bericht klaar voor publicatie? Laat de onderwerpregel van je mail er dan op aansluiten. Helaas is de tekst ‘Out of office’ nog altijd het meest voorkomende subject van afwezigheidsberichten. Ook het slaapverwekkende ‘Afwezig’ zien we vaak. Dat kan stukken origineler! Een paar voorbeelden:
- groetjes uit Frankrijk
- error 404: salesmanager onvindbaar wegens vakantie
- geen wifi, wel waterijsjes
- van bureaustoel naar strandbed
Een onderscheidend afwezigheidsbericht zorgt voor een glimlach op het gezicht van je klant. Daarnaast is het een mooi aanknopingspunt voor een praatje na je vakantie. Zo maak je de overgang naar de gure herfst en de lange to do-lijst die op je wacht nét wat soepeler.
Ik ben benieuwd naar jouw out of office-reply. Fijne vakantie!
blogs
Gouden tips voor tekstschrijvers
26/06/2024
Als ‘oude rot’ in het vak deel ik mijn kennis graag. Dat doe ik onder meer tijdens de workshop voor […]
Het jaarverslag: do’s, dont’s & trends
13/02/2024
Een jaarverslag – dat is toch een verzameling oud nieuws? Ja en nee. Natuurlijk vertel je het verhaal van afgelopen […]
blogs