Zo maak je een onderscheidend out of office-bericht
09/07/2024
Je deadlines gehaald, de administratie gedaan – jouw laptop kan dicht. Eindelijk zomervakantie! Of wacht … je hebt nog geen […]
post@deschoneschrijfster.nl 06 24 21 18 09
Speechen is een kunst. Het begint met een ijzersterke tekst en een goede voorbereiding van je presentatie. Vooral als je kerst- of nieuwjaarstoespraak via MS Teams of Zoom moet houden omdat bijna iedereen thuiswerkt – nu alweer voor het tweede jaar. Hoe pak je de aandacht van je collega’s of mede-ondernemers? En hoe houd je hun concentratie vast? Ik geef je vijf tips.
1. Grijp meteen de aandacht
Vorige jaren stond je in een rumoerige zaal en moest je alles uit de kast halen om je publiek tot zwijgen te brengen. En dat was nog een hele kunst, want er waren er genoeg die in de eerste minuten van de kerst- of nieuwjaarsborrel al twee glazen wijn hadden weggetikt. Dit jaar hoef je je afdeling, divisie of ondernemersvereniging niet tot stilte te manen: iedereen ís al stil. Moederziel alleen zitten je collega’s in hun werkkamer of tussen de volgepakte wasrekken op zolder naar het scherm te staren, wachtend op de dertienhonderdachtentachtigste online meeting sinds het uitbreken van de coronacrisis.
Maar ook al heb je een zwijgend publiek, je krijgt geen volledige aandacht als je begint met clichés als: ‘We kijken terug op een raar jaar’, ‘In deze bizarre tijden …’, enfin, vul zelf maar in. Wat dan wel?
- Val meteen met de deur in huis met een persoonlijk verhaal. Iets kleins wat het grotere illustreert. Herinner je collega’s bijvoorbeeld aan de klunzige eerste MS Teams-vergaderingen. Schets in een paar zinnen de situatie van ondernemers die in zwaar weer zitten. Of citeer uit een gesprek met een collega die corona had.
- Begin met een vraag of stelling. ‘Wat ga jij koken met Kerst?’ ‘Weten jullie wat het Woord van het Jaar is?’ En spreek vervolgens enkele collega’s direct aan, zodat de hele afdeling aanvoelt: nu opletten, want straks ben ik aan de beurt. Vraag iedereen expliciet om de camera aan te zetten. Je wilt een gesprek met mensen, niet met initialen.
2. Ondersteun je verhaal met beeld
Je thuispubliek is nieuwsgierig geworden en luistert naar je. Nu is het zaak de aandacht vast te houden tijdens het speechen, omdat je een belangrijke en mooie boodschap over te brengen hebt. Dat doe je zo:
- Ondersteun feitelijke informatie steeds met voorbeelden – het liefst menselijke verhalen.
- De afgelopen maanden hebben we kennisgemaakt met diverse online tools als Kahoot, waarmee we presentaties kunnen verlevendigen. Deze tools bieden fantastische mogelijkheden, maar bewaar ze liever voor webinars en langere presentaties. Daarnaast treedt er inmiddels onder werkend Nederland serieuze mentimetermoeheid op. Wat werkt dan wél? Houd het eenvoudig. Ondersteun je speech met enkele sheets (drie tot vijf) met aansprekende beelden. Geen bulletpoints met tekst: dat leidt af van jouw speech. Mooie foto’s of afbeeldingen van schilderijen volstaan. Hang je verhaal op aan deze beelden. Je kunt ook voorwerpen klaarleggen die je verhaal ondersteunen, en die je op het juiste moment voor de camera houdt. Bijvoorbeeld de snoeppot die altijd op het secretariaat stond, met daarin al maandenlang één versteend dropje op de bodem. Zo’n beeld roept herkenning en emotie op.
- Maak je toespraak ‘rond’: zorg dat het voorbeeld, de anekdote of de vraag uit het begin van je speech weer terugkomt aan het slot.
3. Breng hoorbare structuur aan in je speech
Speechen vraagt om een duidelijke structuur. In een artikel breng je die structuur aan door pakkende tussenkoppen te gebruiken. In een speech hoor je deze tussenkoppen niet. Gebruik daarom hoorbare richtingaanwijzers volgens de ‘zeg, zeg, zeg’-formule:
- In de inleiding vertel je in grote lijnen wat je gaat zeggen.
- In de kern vat je regelmatig samen wat je tot dan toe gezegd hebt: ‘Ik noemde al twee speerpunten voor 2022: X en Y. Nu kom ik op het derde en wat mij betreft belangrijkste punt: Z.’
- Aan het eind van je praatje meld je nogmaals kernachtig wat de rode draad is van je toespraak.
- Sluit af met een ‘samen’-moment, bijvoorbeeld met een glas in de hand proosten op het nieuwe jaar. Cliché natuurlijk. Maar wel een mooi en verbindend cliché.
4. Geef persoonlijke aandacht
Een krachtige, warme speech gaat vooral over mensen. Geef je collega’s of mede-ondernemers dan ook een gevoel van nabijheid, ook al zit iedereen achter zijn of haar eigen laptop. Een paar tips:
- Je luisteraars spreek je aan als collectief. Maar pik er ook enkele mensen uit die extra aandacht verdienen. Bedank ze, steek ze een hart onder de riem of feliciteer ze. Ontlok meteen een reactie (‘Maaike, waar ben je? Aha, ik zie je!’), zodat Zoom of Teams je collega bij iedereen in beeld brengt. Zo is haar reactie zichtbaar voor de hele groep.
- Kijk regelmatig in de lens van je camera tijdens het speechen. Dit komt veel meer binnen dan wanneer je mensen op je scherm in de ogen kijkt. Kijk maar eens hoe dichter / cabaretier Frank van Pamelen dat deed tijdens een online theatervoorstelling voor mijn beroepsvereniging Tekstnet. Natuurlijk kijk je zo nu en dan naar de tekst van je uitgeschreven speech (en doe dat ook écht, want zo houd je de zorgvuldig opgebouwde lijn van je verhaal vast en bereik je het maximale effect!). Hang de tekst desnoods uitgeprint naast je scherm, maar vergeet niet om echt contact te maken door je collega’s recht in de ogen te kijken.
5. De kunst van het speechen: houd het kort
Tijdens de borrel in het personeelsrestaurant kon je het je collega’s of mede-ondernemers al niet aandoen om langer dan tien minuten aan het woord te zijn: het bier en de bitterballen lonkten. Thuis ontbreekt zelfs dát perspectief. Houd je praatje dus kort. Bedenk wat je écht wil zeggen en vertel dat op een aansprekende, persoonlijke manier. Less is more.
Meer tips voor speeches lezen? Lees mijn eerdere blog, zo schrijf je een boeiende speech.
Wil je het schrijven van je nieuwjaarsspeech aan me uitbesteden? Dat kan als jouw nieuwjaarsbijeenkomst ná 7 januari plaatsvindt. Voor die tijd ben ik aan het genieten van mijn welverdiende kerstvakantie!
blogs
Gouden tips voor tekstschrijvers
26/06/2024
Als ‘oude rot’ in het vak deel ik mijn kennis graag. Dat doe ik onder meer tijdens de workshop voor […]
Het jaarverslag: do’s, dont’s & trends
13/02/2024
Een jaarverslag – dat is toch een verzameling oud nieuws? Ja en nee. Natuurlijk vertel je het verhaal van afgelopen […]
blogs