post@deschoneschrijfster.nl 06 24 21 18 09

Een tekst voor een aanbesteding schrijven? Zo doe je dat

17/11/2016

benoem-de-klantvoordelen160 miljard euro per jaar: zoveel wordt in Nederland elk jaar uitbesteed via aanbestedingen. Het is de moeite waard om mee te doen aan zo’n aanbesteding of tender. Maar het is een hele klus. Een belangrijk onderdeel van het aanbestedingsproces is het schrijfwerk. Hoe maak je een onderscheidende aanbestedingstekst? Ik geef je vijf tips.

Vooraf: wat is dat eigenlijk, een aanbesteding? Aanbestedingen zijn opdrachten die de overheid in de markt zet via een vaste procedure. Gemeenten, ministeries en waterschappen vallen onder de overheid, maar ook zelfstandige bestuursorganen als het Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen en Centraal Opvang Asielzoekers. Daarnaast zetten veel andere grote organisaties hun opdrachten uit via tenders. De Aanbestedingskalender en Tenderned geven een overzicht van alle actuele opdrachten. Wil je meedoen aan een aanbesteding? Kijk dan eerst goed of de opdracht past bij je bedrijf en of je voldoet aan de gunningscriteria. Anders heeft inschrijven geen zin.

Tip 1: lees en herlees de aanbestedingsdocumenten – en lees ze dan nóg een keer

Lees de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig door en zet heel precies op een rij wat er van je gevraagd wordt. Er zijn allerlei zaken waar je aan moet voldoen. Zijn er dingen onduidelijk? Stel dan vragen. Via een Nota van Inlichtingen krijg je antwoord op alle vragen die inschrijvers hebben gesteld. Zorg dat jouw Plan van Aanpak en de andere teksten die je moet aanleveren exact antwoord geven op de gestelde vragen.

Tip 2: het draait om de organisatie, niet om jou

Verdiep je in de aanbestedende organisatie en zorg dat jouw verhaal aansluit op hun visie en kernwaarden. Vanzelfsprekend laat je zien dat jij de kwaliteiten in huis hebt om de opdracht te kunnen uitvoeren. Maar zet jezelf niet op de voorgrond: benoem eerst het voordeel voor de organisatie, zeg dan pas waarom jullie de juiste partij zijn in de uitvoering.

Tip 3: geef je teksten een lezergerichte structuur

Een aanbestedingstekst moet voldoen aan de voorwaarden die in het document staan. Let goed op de gevraagde tekstlengte en ga daar niet overheen. Kijk of je antwoord geeft op de vragen die de aanbestedende organisatie stelt. Je bent gebonden aan de eisen die in het aanbestedingsdocument staan, maar binnen de tekst heb je vaak wel de vrijheid voor een eigen opbouw. Vooral bij de open vragen. Zorg hier voor een structuur die aansluit op de vragen die de lezer heeft. Zet bij langere teksten een inleiding aan het begin. In deze inleiding beschrijf je wat je gaat doen in de tekst:

Hieronder beschrijven wij methode X. U leest hoe het proces van … is ingericht. Ook beschrijven wij hoe wij …. Tot slot leest u ….

Is je tekst langer dan een paar alinea’s, geef dan elke alinea een titel: een tussenkopje heet dat. Dit vergroot het overzicht voor de lezer.

Tip 4: schrijf persoonlijk

Schrijf in de u-vorm. Zo spreek je de opdrachtgever aan. Zinnen met ‘worden’ zijn onpersoonlijk en onduidelijk. Dus niet zo …

… wordt contractueel geregeld middels een Service Level Agreement (SLA) in overleg met de opdrachtgever. In het SLA nemen we gewenste beschikbaarheid op en de manier waarop de opdrachtgever op de hoogte gehouden wil worden van de stand van zaken.’

… maar zo:

…. leggen we contractueel vast in een Service Level Agreement (SLA). Dit SLA stellen we in overleg met u samen. In het SLA nemen we op welke beschikbaarheid u wenst en op welke manier u op de hoogte gehouden wilt worden van de stand van zaken.’

Tip 5: maak korte zinnen met duidelijke woorden

Een leesbare zin is niet langer dan 15, hooguit 20 woorden. Langere zinnen zijn lastig te lezen: aan het eind van de zin is de lezer het begin alweer vergeten. Geef het liefst één boodschap per zin. Voorkom dat binnen een zin een nieuwe zin ontstaat. Daarnaast vindt je lezer het prettig als de kern van de zin vooraan staat. Zorg ook voor helderheid in je taalgebruik. Woorden als indien, medio, ten behoeve van en jegens staan misschien interessant, maar lezen niet fijn. Voor dit soort ‘stoffige’ woorden bestaan prima alternatieven. Op deze manier begrijpt je lezer de boodschap het best.

Bij aanbesteden gaat het niet alleen om de tekst – kijk ook goed naar de planning, de financiën, de juridische kanten enzovoort. Wil je hier hulp bij? Er zijn steeds meer bureaus die advies geven op het gebied van aanbesteden. En voor een heldere, onderscheidende aanbestedingstekst bel je natuurlijk met de schone schrijfster!